OmniFocus как ловушка для идей

27

OmniFocus — планировщик и менеджер задач, которому можно посвятить целую книгу. В этой заметке я не буду пытаться объять необъятное, а лишь расскажу, как OmniFocus помогает лично мне ловить и организовывать идеи и почему для этого не подходят его конкуренты, вроде Things, Firetask, Wunderlist и т.п.

Эта статья будет интересна не только тем, кто пытается оправдать покупку OmniFocus, но и всем тем, кто ищет идеи и вдохновение в рабочих процессах других людей.

Версии OmniFocus

Внимание на этот планировщик я обратил после того, как вышла новая версия OmniFocus для iPad. Она интересна тем, что создана специально для планшета, имеет ряд уникальных функций и очень дружелюбный интерфейс, который делает OmniFocus легче для первого освоения. Программа получилась отличной. Если и начинать знакомство с семейством OmniFocus, то сейчас это лучше делать именно с неё. Правда, цена кусачая — $39.99.

OmniFocus 2
OmniFocus 2
Price: Free+

Наработки iPad версии вот-вот найдут своё продолжение в OmniFocus 2 для Mac. Его уже презентовали, но в продаже он ещё не появился. Кстати, если вы купили OmniFocus после февраля 2013-го, то обновление будет бесплатным. Новым пользователям придётся заплатить $79.99, обновление с версии «один» будет стоить $39.99 за OmniFocus 2 Professional и $19.99 за OmniFocus 2 Standard.

OmniFocus 2
OmniFocus 2
Developer: От The Omni Group
Price: 2 990 р.+

У меня также есть OmniFocus для iPhone за $19.99. В целом она имеет те же возможности, что и версия для iPad, но в «ужатом» интерфейсе.

OmniFocus 2 for iPhone
OmniFocus 2 for iPhone
Price: 2 990 р.

Какой OmniFocus лучше?

Если бы мне приходилось выбирать, то первым я бы купил OmniFocus для iPad. С его помощью удобнее всего обрабатывать задачи и не менее удобно их туда вводить. Лично у меня это наиболее используемая версия, но, конечно, все зависит от ваших целей и предпочтений.

Если принцип работы OmniFocus вам придётся по душе, то следующей стоит купить версию для Mac. Помимо очевидных выгод, Mac-версия — это настоящая находка для продвинутых пользователей. Чего только стоит плагин для Mail.app, который умеет автоматически создавать задачи из входящих писем. Счета за хостинг, домены, сервисы и т.п. могут автоматически отправляться в OmniFocus не засоряя почтовый Inbox на ваших мобильных устройствах.

Что касается версии для iPhone, то её логично было бы использовать для ввода новых задач. Лично у меня она не прижилась, а новые задачи я добавляю в OmniFocus при помощи других программ и сервиса Mail Drop, о котором чуть ниже.

OmniFocus как ловушка для идей

У каждого своя модель работы с планировщиком. Если вы постоянно находитесь возле компьютера, то OmniFocus для Mac или простой бесплатный аналог, может удовлетворить самого искушённого GTD-шника. Но, в моем случае, фиксировать задачи и идеи проходится на ходу и в самых разнообразных ситуациях, для чего мне удобнее использовать iPhone (добавление задач) и iPad (добавление и обработка).

Поскольку iPhone всегда со мной, то он как нельзя лучше годится на роль ловушки для идеи – места, куда я быстро заношу все интересные мысли, периодически просматриваю их и превращаю лучшие в задачи.

Как работает ловушка?

Если в голову пришло что-то стоящее, то я беру в руки iPhone, запускаю бесплатный редактор Squarespace Note и сразу начинаю писать.

Как только идея зафиксирована, я делаю росчерк пальцем снизу-вверх и она автоматически отправляется на специальный почтовый ящик, который генерирует вам OmniFocus (функция Mail Drop). Настроить его можно в панели управления Sync Server.

В настройках Sync Server можно управлять почтовыми адресами Mail Drop
В настройках Sync Server можно управлять почтовыми адресами Mail Drop

Почтовый сервер OmniFocus обрабатывает сообщение и добавляет его в базу данных, откуда задача уже попадает в его папку Inbox на Mac, iPhone и iPad.

Чтобы новые идеи в Inbox было легче отличить от других записей, я настроил Squarespace так, чтобы в заголовок задачи он добавляет префикс «Идея:».

Преимущество этого редактора в том, что для создания заметки и превращения её в задачу нужно минимум действий, а это жизненно необходимо для того, чтобы ваша ловушка реально работала. Если не учитывать тапы на сам ввод текста, то Squarespace отправляет заметку в OmniFocus всего одним росчерком.

Кроме того, со Squarespace Note вам не нужен сам OmniFocus для iPhone, так как задачи добавляются через простые почтовые сообщения.

Здорово, правда? Насколько мне известно, другие планировщики не имеют такой возможности, а значит, для фиксации идей приходиться запускать сам клиент и иметь дело с его интерфейсом. И если на Mac всегда окошко быстрого ввода новой задачи всегда висит на каком-то шорткате, то клиенты для iOS таких трюков делать не могут.

Если же клиент для iPhone или iPad у вас есть и вы хотите ещё большей гибкости, то установите Drafts (версии для iPhone и iPad продаются отдельно). Этот редактор работает аналогично Squarespace: вы также просто открываете его и начинаете печатать, при этом не надо отвлекаться на создание нового документа, его имя и прочую мишуру.

Различия лишь между Squarespace и Drafts в том, что экспорт конечного текста в другие сервисы и программы можно очень тонко настроить. Drafts может не только отправлять заметки по почте на сервер Mail Drop, но и напрямую добавлять задачи в OmniFocus через технические ссылки (iOS URL Scheme). О том, как они работают, я уже рассказывал в обзоре RSS-агрегатора Fever. Напомню, что с их помощью я научил Fever добавлять любую статью в OmniFocus с красивым заголовком, ссылкой и аннотацией.

Как минимум, Drafts интересен тем, что может организовать несколько вариантов добавления задач через Mail Drop, тогда как Squarespace имеет лишь один шаблон исходящего письма (тот, что с приставкой «Идея:» в заголовке).

В качестве сачка для идей мне все же ближе Squarespace, он проще и бесплатный. Что же касается Drafts, то скоро я посвящу ему отдельный материал.

Ещё немножко о Mail Drop

Но вернёмся к почтовому серверу OmniFocus. Прелесть Mail Drop в том, что возможность поделиться чем-либо по почте есть чуть ли не в каждой программе и в самой iOS. А это значит, что можно превратить в задачу практически все, что хочется.

Например, если я нахожу в App Store интересные приложения, то просто тапаю на кнопку «поделиться» и отправляю сгенерированное письмо на мой адрес Mail Drop. Через мгновение в Inbox OmniFocus появляется задача с заголовком в виде темы письма (что-то типа «Достать редимы на Reduce»), а в комментариях — ссылка на App Store.

Раньше мне приходилось вручную копировать и вставлять названия и ссылки, либо отправлять их самому себе на почту, что только разводило беспорядок и никак не помогало в работе. Трудно передать, насколько Mail Drop в OmniFocus упрощает сбор мелких задач и освобождают время для интересных дел.

Не менее просто создавать задачи из обычных почтовых сообщений. Достаточно переслать нужно на адрес Mail Drop и оно окажется в OmniFocus, причём, со всеми вложениями (!). Отличная возможность, особенно для практикующих технику Zero Inbox.

Обработка

После того, как идеи начнут ловиться, важно не забыть про их обработку. Записанная мысль это конечно хорошо, но она ничего не стоит до тех пор, пока не превращена в реальную задачу с целями и сроками.

Поскольку большинство новых записей слетаются в папку Inbox, то именно с её обработки я начинаю новый рабочий день. Как я уже говорил, обрабатывать задачи я предпочитаю на iPad mini.

Я ещё раз просматриваю все идеи, привожу их в порядок (часто из-за ввода на ходу они плохо отформатированы и с сюрпризами от автозамены) и помещаю в отдельный проект Идеи. Затем – перехожу в этот проект и начинаю делать из избранных идей новые задачи.

В завершение

Как видите, в умелых руках функция Mail Drop может творить настоящие чудеса. Она даёт пользователям OmniFocus неочевидное преимущество — возможность создавать задачи при помощи iPhone или iPad даже без наличия самого клиента. Если вы уловили его принцип, то легко адаптируете мой метод под свой рабочий процесс. Ну а в следующем материале я расскажу, как этот планировщик работает с Mail.app и чем он может быть полезен владельцам домашних серверов. Ну а пока не забывайте про другие статьи из цикла workflow.

Поделиться
Сохранить
  • 5g6r

    Отличный обзор! Спасибо, что поделился своим workflow :)

  • demas

    Разница в стоимости с тем же Wunderlist огромна, а разница в функционале ? Только возможность создавать задачи через почту ?

    • V.

      Разница станет понятна сразу, как только в голове прояснятся судьбаносные отличия между «функционалом» и «функциональностью».

      • Дмитрий

        «судьбАносные»
        ох уж эти хреновы учителя повсюду

  • V.

    На самом деле это обзор скорее именно Mail Drop, нежели самого OmniFocus’а. Чтобы понять что такое OF, зачем он нужен именно в трех версиях и почему продается за такие недетские деньги — нужно сначала объяснить что такое методика GTD, как она используется в реальной жизни и почему именно ОмниФокус является лучшей программой для этой методики.
    Ну а потом уже все остальное.
    Иначе не избежать смешных вопросов типа «а почему так дорого если у XXXX точно такой же ФУНКЦИОНАЛ» ))

    • О том, что такое GTD пишут все кому не лень. Но лучше всего почитать по этому поводу соответствующую литературу. Цель же этой заметки совсем другая — показать реальный пример, заинтересовать темой ;)

  • Equinox

    Вы точно уверены, что OmniFocus 2 для Mac УЖЕ показали на WWDC 13???

  • Хороший обзор! Спасибо за труд Влад.

    Лично у меня не получилось подружиться с этим супер продвинутым менджером. Думаю в основном из-за его вида, который утомляет и возможно из-за сложности. Но как говорится, на вкус и цвет, все карандаши разные)

    Кстати Wunderlist 2 умеет посылать таски по почте — http://www.6wunderkinder.com/blog/mail-to-wunderlist

    • Спасибо, проковыряю и его :) А OF для Mac действительно странненький, но они уже сделали из интерфейса конфетку, надо только дождаться второй версии. —
      Sent from iPhone
      Vladyslav Gorohovsky
      Editor in Chief of MacOSWorld.ru

      ✉ gtalk: [email protected]
      ✆ skype: vlad.gorohovsky

  • Хороший обзор, спасибо.

    А для тех, кому не нужны такие сложности с многочисленным и платным софтом, рекомендую посмотреть на сервис https://trello.com/ — лично мне его функций практически полностью хватает. И есть мобильные версии для iOS, Android, Windows Phone.

  • Motombo

    Спасибо за статью, не знал про этот функционал (хотя пользую OF уже 2-3 года).
    Мой совет. Создав адрес на OF-сервере можно пользоваться диктовкой через Dragon Dictation (голосом надиктовывать текст и его отправлять на свой адрес).

  • Андрей

    Отосланные из Squarespace Note сообщения не доходят до Omni. В чем может быть причина?

  • Andrei Kravets

    Омни Фокус для Мака теперь (во второй версии) меня приятно порадовал — стал простым, «прозрачным» и универсальным.

  • Огромное спасибо! Вы сэкономили мне 2390 рублей на покупку версии для iphone!

  • stickwpww

    Ребят, подскажите пожалуйста! Получается если я куплю Omni для mac мне еще придется за те же деньги брать omni для iphone??

    • Увы, но придется покупать отдельно. Если будите брать версию для iPhone, то берите сразу универсальную (iPhone, iPad, Apple Watch) — https://itunes.apple.com/us/app/omnifocus-2/id904071710?mt=8&at=10l9vQ Стоит она столько же.

      • stickwpww

        Спасибо! Отдельное спасибо за ссылку, а вот еще вопрос, с пиратской на маке будет синхронизироваться?

        • Там два типа синхронизации: через сервера Omni или через ваш WebDav. Вероятнее всего через их сервер синхронизироваться не будет. Через WebDav — возможно. Но не у всех есть собственный сервер :)
          Если помните сравнение с джинсами, то лучше купить нормальную версию OmniFocus ;) https://itunes.apple.com/us/app/omnifocus-2/id867299399?mt=12&at=10l9vQ

          • stickwpww

            5000 !!!! 5!!!! =)))) Благодарю за помощь! =))))) Скорее всего буду раскошеливаться =) Компания Omni вам процент за меня теперь должна отдать, за совершение покупки))

          • stickwpww

            Крайний вопрос!)) мне phone предлагает какой-то пакет купить https://itunes.apple.com/ru/app-bundle/omnifocus-legacy-support-bundle/id982287814?mt=8 не подскажешь что в него входит, а то я понять не могу….

  • stickwpww

    Товарисчи! Подскажите плиз, куда OmniFocus2 переносит выполненные (отмеченные галочкой) дела. Не могу понять, нажимаю выполнить и через время исчезает…. из за этого не могу отслеживать количества выполненных дел…

    • Выберите Входящие,  какой-то Проект или Контекст и нажмите сверху в панели кнопочку Вид. Там выберите пункт Все. Такая штуку надо проделать везде, где вы хотите видеть завершенные дела.

      • stickwpww

        Спасибо!!!! А вот про пакет не расскажешь? https://itunes.apple.com/ru/app-bundle/omnifocus-legacy-support-bundle/id982287814?mt=8

        • Это хитрый трюк для владельцев OmniFocus 2 для iPhone. Если они откроют у себя этот бандл, то смогут обновится до универсальной версии OF2 со скидкой. У вас же ничего ещё нет, потому цена для вас как за полный бандл. Вот подробнее об этом у них в блоге — https://support.omnigroup.com/of2-complete-my-bundle
          Вам же нужно просто покупать универсальную версию для iPhone/iPad/Apple Watch, которая стоит дешевле этого бандла — https://itunes.apple.com/ru/app/omnifocus-2/id904071710?mt=8&at=10l9vQ

          • stickwpww

            Спасибо большое!!

  • stickwpww

    Товарищи! Подскажите пожалуйста как OmniFocus 2 с календарем синхронизировать?